【会社員必読】『生産性を高める6つの方法』→ミーティングを減らす・読み書き時間の短縮・上司とのコミュニケーションなど | IRORIO(イロリオ) – 海外ニュース・国内ニュースで井戸端会議

【会社員必読】『生産性を高める6つの方法』→ミーティングを減らす・読み書き時間の短縮・上司とのコミュニケーションなど | IRORIO(イロリオ) – 海外ニュース・国内ニュースで井戸端会議.

さらには数々の論文も手がけてきた究極の“高生産性男”ロバート・C・ポーゼン氏が、生産性を高める6つの方法を伝授する本を出版したので紹介しよう。

1. ミーティングを制限する

物議をかもすような課題を短時間で論議するのは効果的だが、60~90分もかかるようなミーティングは時間の無駄。ポーゼン氏によれば、こういったミーティングは欠席するか、理由をつけて1時間で退席するのがベター。もし自分がミーティングを開かなくてはいけない立場になった場合は、議題に沿って迅速に進められるよう務めよう。ただし、ミーティングが終了する前に必ず、参加者全員が次のステップに賛同しており、締め切りを把握していることだけは確認すべし。

2. 読む時間を短縮する

仕事で渡された資料を隅々まで読むのはやめる。それがもし上司から渡されたものだったとしてもだ。多くの場合、必要なのはほんの一部分なので、自分の仕事に関係のない箇所はサクッと割愛するべし。ただし、新プロジェクトに関する資料など、100%把握すべきものは飛ばしてはならない。なお、Eメールも、1度目を通した時点で返信が必要かそうでないかを見極め、返信が必要な場合はその場ですぐ返そう。

3. 書く時間を短縮する

多くの人は、1文を完成させるのに時間をかけすぎる。生産性を高めるには、まず自分が何を伝えたいかのアウトラインを書き出してから、下書きを作成するといい。簡単に言えば、文法や漢字の訂正は、自分が言いたいことをすべてまとめた完全な下書きができてからやれ、ということだ。

4. 完ぺきにこだわって効率を下げない

ポーゼン氏いわく、「90%で十分なものを、100%にする必要はない」とか。文調を整えることより、重要なポイントを的確に相手に伝えることが重要だ。

5. 上司とコミュニケーションをとる

上司の性格を見極め、何を求めているかを把握する。少なくとも1週間に1度は上司と話し合い、自分がやるべき業務とその重要度を書き出したリストを見せてフィードバックをもらうと良い。こうすれば、自分が、優先度の高いプロジェクトにおいて効果的な結果を得ることができるということを証明でき、問題が浮上してもすぐに上司に報告できる。

6. 時間よりも結果を重視する

物理的にその場にいることが生産性の印だとの考えはもはや遺物。上司に気に入られるために長時間仕事をしなくてはいけないのなら、時間内に仕事を終わらせる必要性はどうなるのか。従業員は、労働時間ではなく結果で評価されるべき。自分自身がこの方針を貫けば、上司の考えも変わるだろう。

 

いろいろとためになる話なので、全文引用しました。

 

この事から、自分自身へのフィードバックに使う必要があるのだけど、多分こんな事かな?

  1. ミーティングをコントロールする。
    主催者の目的を達成出来ればミーティングに出る必要はない。
    進捗会議:進捗説明資料を送れば終わる。
    連絡会議:資料を要求する。
    レビュー会議:事前に資料を要求する。オンラインでQAという形に持ってゆく。
    不具合対策会議:これは重要な事なので真面目に参加する。
    戦略会議:重要な事なので参加する。
  2. 資料には重要度をつける。
    戦略レベル:上位目標と日程に関係する資料。
    例:日程資料。2レベル上の上司が出した、自分に直接関係する資料。(自分に関係しない部分は参考資料)
    プリントアウトして貼り付ける。週報を書く時に参照できるようにする。こまめにアップデートする。
    戦術レベル:自分の目標についての資料。
    例:自分が担当する仕様書。1レベル上の上司が出した、自分に直接関係する資料。(関係しない資料は参考資料)。上司からの業務指示。
    参照できるようにしておく。
    戦闘レベル:自分と部下のアウトプット、もしくはアウトプットの雛形。
    例:自分が作る報告書。もしくは、業務整理資料。部下への業務指示。
    参照、編集できるようにしておく。
    参考資料:自分の仕事を進めるのにあたり、必要な資料。
    例:技術仕様。自分に関係しない資料。
    どこかに分類して置いておく。
  3. 資料は最終的に必要なものから書き始める。
    最後に必要な資料ってものはハッキリしてるのだから、それが何かを上司と決めて、逆算して仕事を始める。
    これなら、無駄な資料を作る事もないし、ゴールもハッキリしている。

 

あとは、色々とあるんだけどね。

  • 結果を重視って言うけど、時間をかけずに結果が出るなら、余裕があるんだろうって事にして仕事を押し付けてくる人(上役に多い)にはどう対処すれば良いかな?
    特に言質を取ろうとすると突然不機嫌になる上に、部下から言質を取ろうとするタイプの人とか。
  • フラフラとゴールを変更する人にはどう対処したら良いかな?

 

 

 

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投稿者: hideomochizuki カテゴリー: blogs

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